○大月市電子計算組織の管理運営に関する規程
平成15年5月19日
訓令第6号
(目的)
第1条 この規程は、電子計算組織の適正な管理運営について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)によるもののほか、必要な基本的事項を定めることにより、事務の効率化を進めるとともに、市民の基本的人権を守り、行政の円滑な運営と信頼性を確保することを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子計算機の組織をいう。
(2) 個人情報 法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(3) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク及びその他の媒体に記録されている情報をいう。
(4) データファイル 電算処理に係るデータを記録したファイル
(5) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム説明書、コード表及びその他の電算処理に必要な仕様書類をいう。
(6) 端末機 電子計算組織の主要部分と通信回線により結ばれ、情報の出し入れの機能を有する機器をいう。
(処理事務の要件)
第3条 電子計算組織により処理する事務は、大月市個人情報保護法施行条例(令和4年大月市条例第14号)第3条に定める市の機関(財産区を除く。)及び議会が所掌する事務の範囲で、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(1) 市民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 経費の節減を図ることができるもの
(3) 事務の効率化を図ることができるもの
(4) その他行政水準の向上を図ることができるもの
(データ保護管理者)
第4条 データを総合的かつ的確に管理し保護するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、秘書広報課長をもって充てる。
(データ取扱責任者)
第5条 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、秘書広報課デジタル担当リーダーをもって充てる。
(データ取扱員)
第6条 取扱責任者は、その所属する職員のうちからデータ取扱員(以下「取扱員」という。)を指名するものとする。
2 取扱員は、取扱責任者の命を受け、電算業務に係るデータの取扱に従事するものとする。
(データファイルの管理)
第7条 取扱責任者は、その管理するデータファイルのうち保護管理者が指定したものについては、これを耐火金庫で保管しなければならない。
2 取扱責任者は、データファイルの保存期間を定め、期間経過後は速やかに廃棄、消去等必要な措置を講じなければならない。
(ドキュメントの保管)
第8条 取扱責任者は、ドキュメントを所定の場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(電子計算組織の操作)
第9条 電子計算組織(端末機を除く。)の操作は、原則として作業計画表にしたがって行い、その実績を記録保管しなければならない。
2 電子計算組織(端末機を除く。)の操作は、保護管理者の指定を受けた職員が行うものとする。
(立ち入り制限)
第10条 保護管理者は、電子計算組織(端末機を除く。)が設置されている場所(以下「情報管理区域」という。)に関係職員以外の者を立ち入らせてはならない。
2 前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、職員を立ち合わせ情報管理区域への立ち入りを許可するものとする。
(保安措置)
第11条 保護管理者は、情報管理区域における火災、その他災害及び盗難(以下「事故」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置)
第12条 取扱責任者は、事故が発生したときは、直ちに経過及び被害状況等を調査し、その旨を保護管理者に報告するとともに、復旧等のため必要な措置を講じなければならない。
(端末機の管理責任者)
第13条 端末機の適正な管理を行うため、端末機を設置した課等に管理責任者(以下「端末責任者」という。)を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 端末責任者は、端末機の利用範囲及び管理方法について、あらかじめ保護管理者と協議するものとする。
3 端末責任者は、所管の端末機を善良に管理するとともに、データの秘密が漏れないように適正な管理を行わなければならない。
(端末機の操作等)
第14条 端末機の操作は、端末責任者がその所属する課等の職員のうちから端末機取扱員として指定した者により行うものとする。
3 保護管理者は、前項の報告書に基づき、操作に必要なパスワードを定め、端末責任者を通じ端末機取扱員に通知するものとする。
4 端末責任者及び端末機取扱員は、前項のパスワードを他に漏らしてはならない。
(端末機の操作時間)
第15条 端末機の操作時間は、月曜日から金曜日(大月市職員の勤務時間、休暇等に関する条例第9条に規定する休日を除く。)までの午前8時30分から午後5時15分までとする。
2 端末責任者は、前項に規定する時間以外に、特に操作する必要がある場合には、あらかじめ取扱責任者と協議の上、保護管理者の許可を得なければならない。
(助言)
第16条 保護管理者及び取扱責任者は、電子計算組織の適正な管理運営を図るため、必要に応じ電算処理に係る関係各課等の事務処理方法等について、助言をすることができる。
(電算処理の申請)
第17条 課等の長は、事務の電算処理を申請し、又は変更しようとするときは、電算処理申請書(様式第2号)を保護管理者に提出しなければならない。
2 前項の規定による申請又は変更にあたり他の課等の事務に関するデータを利用する必要があるときは、電算処理申請書中データ利用承認欄により当該課等の長の承認を受けなければならない。
(電算処理の決定)
第18条 保護管理者は、前条第1項の規定による電算処理申請書が提出されたときは、電算処理の必要性、効果、運営及び実施計画との関連について検討し、その可否を決定しなければならない。ただし、申請又は変更の内容が軽易なものであると認めるときは、この限りでない。
(関係課等の協力)
第19条 前条の規定により、電算処理することに決定された事務に関連のある課等の長は、当該電算処理に必要な資料の収集、事務内容の分析、システム設計等の事務に協力しなければならない。
(帳票等の処分)
第20条 電子計算組織による事務処理で発生する帳票類は、個人等の秘密の漏洩その他の事故を防止するため、当該事務を所掌する課等が裁断又は焼却により処分するものとする。
(委託する場合の処置)
第21条 個人情報の処理委託を行う場合は法第66条に規定する安全管理措置として、次に掲げる事項を委託契約書に明記し、これを遵守させるものとする。
(1) データの秘密保持義務に関する事項
(2) データの指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(3) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(4) 市の立ち入り検査に応じる義務に関する事項
(5) 使用又は保管に係る事故の発生時における報告義務に関する事項
(6) 前各号に定めるもののほか、市長が必要と認める保護に関する事項
(7) 前各号に定める事項に違反した場合における契約解除及び損害賠償に関する事項
(委任)
第22条 この規程に定めるもののほか、管理運営に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成15年6月1日から施行する。
附則(平成18年3月27日訓令第6号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月23日訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月27日訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月24日訓令第2号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月22日訓令第2号)
この訓令は、地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第9条第3項の規定により設立の登記をすることによって地方独立行政法人大月市立中央病院が成立する日から施行する。
附則(令和3年3月11日訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月23日訓令第9号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
