(1)　文書の配付及び発送に関すること。

(2)　文書の整理、編さん及び保管に関すること。

(3)　文書の引継ぎに関すること。

(4)　文書事務の改善指導に関すること。

(5)　その他文書の取扱いに関し必要なこと。

(1)　令達簿　(様式第1号)

(2)　収受印　(様式第2号)

(3)　親展文書等収受簿　(様式第3号)

(4)　書留等収受簿　(様式第4号)

(5)　第1物件収受簿　(様式第5号)

(6)　第2物件収受簿　(様式第6号)

(7)　削除

(8)　文書収発簿　(様式第8号)

(9)　文書経由簿　(様式第9号)

(10)　経由印　(様式第10号)

(11)　伝達伝票　(様式第11号)

(12)　文書処理カード　(様式第12号)

(13)　伺書　(様式第13号)

(14)　報告書(2号用紙を含む。)　(様式第14号)

(15)　決裁済印　(様式第15号)

(16)　文書(複写)処理カード　(様式第16号)

(17)　文書(印刷)処理カード　(様式第17号)

(18)　郵便物差出票　(様式第18号)

(19)　後納郵便物等差出票　(様式第19号)

(20)　表紙　(様式第20号)

(21)　文書綴カード　(様式第21号)

(22)　文書貸出カード　(様式第22号)

(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2)　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3)　規程　法令の定める範囲内で市長の権限に属する事務について制定するもの

(4)　訓令　所属機関又は職員に対し、指示命令するもの

(5)　告示　一般又は一部に対して公示するもの

(6)　達　特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの

(7)　指令　申請又は願等に対して許可、指示又は命令するもの

(1)　上申　上司又は上級官公署に対し、意見又は事実を述べるもの

(2)　内申　上司又は上級官公署に対し、内申するもの

(3)　副申　上司又は上級官公署に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(4)　申請　上司又は上級官公署に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

(5)　願　上司又は上級官公署等に対し、軽易な行為を請求するもの

(6)　伺　上司又は上級官公署に対し、指揮を請求するもの

(7)　報告　事務の状況その他を知らせるもの

(8)　届　上司又は上級官公署に対し、一定の事項を届出るもの

(9)　進達　個人又は団体等から受理した申請書その他の書類を上級官公署に差出すもの

(10)　通知　相手方に事実を知らせるもの

(11)　協議　相手方に同意を求めるもの

(12)　照会　相手方に対し、事実意見等について回答を求めるもの

(13)　回答　協議又は照会に対し、同意、承諾等の意見又は事実若しくは意見を答えるもの

(14)　諮問　一定の機関に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの

(15)　答申　諮問事項について調査、審議して意見を述べるもの

(16)　依頼　上下関係のない相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの

(17)　証明　一定の事実を証明するもの

(18)　契約　申込みと承諾との意見表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取交すもの

(19)　嘱託　事務処理その他を委託するもの

(20)　辞令　任命、給与又は勤務等職員の身分に関して命令するもの

(1)　対内文書　各課等及び各課等長相互において収発する文書

(2)　対外文書　前号以外の文書

(1)　法令の規定により様式等を縦書きと定められたもの

(2)　その他市長が特に縦書きを適当と認めたもの

(1)　文書は、配布すべき課等が明らかでない等総務管理課長が開封する必要があると認めたときを除き、開封することなく文書配布棚により主管課等に配布する。ただし、次の各号に掲げる文書にあっては、当該各号に定めるところによるものとする。

(2)　「親展」又は「秘」の表示ある文書は、開封することなく、封筒表側に収受印を押し、親展文書等収受簿(様式第3号)に記入し、市長、副市長あてのもの及び人事関係の表示のあるものはすべて秘書広報課長、その他のものは直接その名あて人に配布し、受領印を徴する。

(3)　書留及び配達証明等は、照査のうえ、書留等収受簿(様式第4号)に記入し、主管課等に配布し、受領印を徴する。

(4)　金券、有価証券、為替及び現金(以下「金券等」という。)は、照査のうえ、第1物件収受簿(様式第5号)に記入し、主管課等に配布し、受領印を徴する。

(5)　謄抄本交付申請並びに諸証明交付申請等の郵送による金券及び現金は、第2物件収受簿(様式第6号)に記入し、主管課等に配布し、受領印を徴する。

(6)　訴願、訴訟及び審査請求等収受の日時が権利の得失に関係する文書は、文書の余白欄に収受の日時を明記、証印し、書留等収受簿に必要事項を記入するとともに、その封筒を添付の上、主管課等に配布し、受領印を徴する。

(1)　文書主任は、文書を直ちに開封し審査した上、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押印する。

(2)　文書主任は、第8条第4項の規定による分類記号を付し、かつ、文書収発簿(様式第8号)に必要な事項を記入し、横書きの場合はその左下部に、縦書きの場合はその左上部に文書処理カード(様式第12号)を貼り、課等長に回付する。

(3)　前号の場合において文書主任は、文書処理カードに受理月日、保存年限を記入する。

(4)　前号の保存年限を記入するに当たっては、特に慎重に取扱い、判断しがたい場合は課等長の指示を受け、なお決定しがたい場合は、総務管理課長と協議のうえ決定する。

(5)　課等長は、当該文書を査閲し、指示大要等を示して、文書主任を経由して事務分掌規則に定めるリーダー(以下「リーダー」という。)に回付する。

(6)　前号の文書の回付を受けたリーダーは、課等長の指示に基づき担当者を指定し、必要があるときは更に具体的指示を与えて担当者に回付する。

(7)　前号までにおいてリーダー以上の者が自から処理した場合にはその指示欄に「課等長(文書主任又はリーダー)処理」と記入する。

(8)　文書主任は、軽易な文書の配布を受けたときは、文書処理カードを貼り、課等長及び関係者に供覧する。

(9)　課等長は、配布を受けた文書のうち、重要又は異例のものがあるときは、前号までの規定にかかわらず直ちに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(10)　文書主任は、経由文書を文書経由簿(様式第9号)により収受する。この場合、経由文書の余白に経由印(様式第10号)を押印し、第8条第4項に準じて記号及び番号を付さなければならない。ただし、副申等を要する重要な経由文書については一般文書の例により処理するものとする。

(11)　文書主任は、私文書をその名あて人へ配布する。ただし、公務に関すると認められたものは、一般文書の例により処理するものとする。

(12)　文書主任は、官報、公報、新聞、書籍等の刊行物又は通知書、案内書、その他これらに類する軽易な文書は、第1号の規定にかかわらず収受印の押印を省略することができる。

(13)　電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録。)により受領した文書にあっては、文書主任は当該文書を出力し、前各号の例により処理するものとする。

(14)　口頭又は電話による事件で、必要と認められるものは、文書主任はその要旨を伝達伝票(様式第11号)に記入して収受しなければならない。

(1)　起案は、原則として伺書(様式第13号)(第2号用紙を含む。以下同じ。)によつて行う。ただし、次に掲げるものはこの限りでない。

(2)　文書で報告しようとする場合は、報告書(様式第14号)(2号用紙を含む。以下同じ。)を使用する。

(3)　前2号以外の場合は、伝達伝票を使用する。

(4)　起案は原則として1事業毎に作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにしなければならない。

(5)　伺書には、起案理由その他参考事項を文案の最後に付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(6)　他の課等に合議を要する案件は、決裁に先立つて関係課等に合議しなければならない。

(7)　合議を受けた関係課等において異議があるときは、すみやかに起案課等において訂正又は再起案をし、協議が成立しないときは、異議のある課等において異議の要旨を伺書の合議欄に記入し、主管課等へ回付しなければならない。

(8)　伺書等の字句を訂正する場合には、複線で訂正し、訂正者は、訂正箇所に認印を押さなければならない。なお、重要な事項を訂正するときは、欄外に「何字訂正」、「何字まつ消」、「何字そう入」と記入し、認印を押さなければならない。

(1)　回議案のうち、執行上特別の取扱いを要する場合は、その右上部欄外に、朱書きで、次の区分により表示する。

(2)　緊急を要する事件で、所定の手続きをするいとまのないもの又は機密に属するものは、所定の手続きを省略して上司の指揮により適宜処置することができる。ただし、事後所定の手続きをしなければならない。

(3)　決裁が終つたときは、秘書広報課秘書担当は、すみやかに決裁済印(様式第15号)を所定の欄(所定の欄がない場合は、右上部余白部)に押し、行政法制担当に回付しなければならない。ただし、課等長限りで決裁のものは、決裁済印の押印を省略する。

(4)　行政法制担当は、前号の規定により回付された文書を各課等の文書主任に回付する。

(1)　庁外文書のうち、軽易なものについては、市名、部等名若しくは課等名又は部等若しくは課等の長の職名、部等又は課等の長あての照会その他の文書に対する回答については、当該部等又は課等の長の職氏名

(2)　庁内文書にあっては、特に重要なものを除き、副市長、部等又は課等の長の職名

(3)　施設名又は施設の長の名をもって発送する必要があると認められる文書については、施設名又は施設の長の職氏名

(1)　未処理文書は、担当者が一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておく。

(2)　完結した文書は、担当リーダーが処理経過認印等について完否を確認したうえ、所管の文書主任に回付する。

(3)　前号の規定により回付を受けた文書主任は、文書収発簿の所定の欄に必要事項を記入し保存年限及び廃棄年月を確認し、所定欄に完結年月日を記入した後、次条に定める編さん手続きにより編さん保管する。

(4)　保管期限は、事業完結年度の翌年度までとし、期限後はすみやかに行政法制担当に引き継ぐものとする。

(1)　一般文書は、原則として会計年度、令達文書は、暦年で区分し、第8条第4項による文書の記号及び事務分掌規則に規定する課等の分掌事務ごとに分類し、事業別及び処理完結の日の順及び保存年限別に編さんする。この場合、文書綴りカード(様式第21号)を作成する。

(2)　図書、ひな形の類で、原文書と紙幅等を異にし、これにつづり込み難いものは別冊とする。この場合、原文書及び別冊にそれぞれその旨を記入する。

(3)　編さんする文書は、厚さ8センチメートルを限度とし、所定の表紙(様式第20号)をもつて製本する。

(4)　製本することができないものは、他の適当な方法を用い、その見易い箇所に前号に規定する表紙の記入事項を記入しておくものとする。

(1)　第1種　赤

(2)　第2種　青

(3)　第3種　黄

(4)　第4種　白

(1)　第1種　永久保存の必要あるもの

(2)　第2種　10年間保存の必要あるもの

(3)　第3種　5年間保存の必要あるもの

(4)　第4種　3年間保存の必要あるもの

(5)　第5種　1年間保存の必要あるもの

(1)　条例、規則、告示、訓令

(2)　特別に属する処分若しくは事務の新設又は廃止に関する書類

(3)　廃置分合、改称及び境界等に関する書類

(4)　市史の資料及び将来参考となるべき書類

(5)　訴願、訴訟及び審査請求に関する書類

(6)　主要統計書類

(7)　一般職並びに特別職の進退、賞罰その他身分に関する書類

(8)　市議会、その他重要な会議の会議録及び議決書等及びこれに関する重要な書類

(9)　財産、営造物、市債、各種積立金に関する重要な書類

(10)　褒賞に関する書類

(11)　市の公報

(12)　各種の重要な台帳及び原簿

(13)　金銭出納に関し、特に後日証明等に必要な書類

(14)　不動産の権利移転に関する書類

(15)　印鑑に関する書類

(16)　重要な証明及び契約書

(17)　事務引継に関する書類

(18)　その他永久保存の必要があると認められるもの

(1)　出納に関する書類若しくは決算を終つた金銭物品に関する書類

(2)　法令に従い、処理したもので永久保存の必要のないもの

(3)　市議会に関する書類で永久保存の必要のないもの

(4)　官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指命に関する書類で永久保存の必要のないもの

(5)　歳入歳出予算に関する書類で永久保存の必要のないもの

(6)　出張命令カード、超過勤務命令カード

(7)　統計報告書類で永久保存の必要のないもの

(8)　文書の集中管理に関する帳簿及びカード等で永久保存の必要のないもの

(9)　用品会計に関する書類で永久保存の必要のないもの

(10)　災害に関する書類で永久保存の必要のないもの

(11)　官報及び県公報の類

(12)　前各号に掲げるもののほか、10年以下の保存を必要とするもの

(1)　調査を終了した諸報告及び統計資料

(2)　主管経理に関する書類

(3)　渉外関係及び外国人に関する書類

(4)　前各号に掲げるもののほか、5年以下の保存を必要とするもの

(1)　報告書

(2)　休暇カード及びこれに準ずるもの

(3)　諸証明に関する書類

(4)　前各号に掲げるもののほか、3年以下の保存を必要とするもの

(1)　第1種から第4種までに属しない文書